Privatlivspolitik

Helgstrand Dressages behandling af personoplysninger om jobansøgere, kunder og samarbejdspartnere mv.

I forbindelse med EU's dataforordning, der trådte i kraft den 25. maj 2018, skal vi informere dig om Helgstrand Dressages behandling af personoplysninger. Derfor har vi udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort beskriver vores behandling af personoplysninger.

Vi skal oplyse dig om, at

Helgstrand Dressage ApS
Uggerhalnevej 80
9310 Vodskov
CVR nr.: 31754615

er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger.

Henvendelser vedrørende behandling af personoplysninger rettes til:

Økonomiansvarlig, Pernille Lanng
Tlf.: +45 22 77 72 05
E-mail: office@helgstranddressage.dk

eller til:

Marketingansvarlig, Janni Korsbæk
Tlf.: +45 28 70 64 17
E-mail: it@helgstranddressage.dk

1. Formål med behandlingen af personoplysninger
Hos Helgstrand Dressage vil vi løbende behandle forskellige personoplysninger om dig i forbindelse med, at du hos Helgstrand Dressage er jobansøger, nuværende eller forhenværende kunde, leverandør, samarbejdspartner, ridestævnedeltager og -træner, modtager af nyhedsbrev og/eller besøgende på vores hjemmeside.

Er du jobansøger, er formålet med vores behandling af dine personoplysninger at vurdere dine faglige og personlige kvalifikationer med henblik på eventuel ansættelse.

Er du nuværende eller forhenværende kunde (eller kontaktperson ved en kunde) er formålet med behandlingen af dine oplysninger at (a) kunne foretage den administration, der er knyttet til køb og salg af heste, herunder registrering af ejerskab til heste og fakturering af købesum; (b) levere serviceydelser som eksempelvis undervisning, (c) at opfylde vores kontraktuelle forpligtelser, eksempelvis i henhold til opstaldningskontrakter, og/eller (d) at poste af dig fremsendte billeder af din hest på vores hjemmeside og/eller Facebookprofil, hvis du forinden har givet særskilt samtykke hertil. Derudover anvendes dine oplysninger til at udføre kundeservices via e-mail eller telefon, herunder i forbindelse med besvarelser af konkrete spørgsmål i forhold til køb/salg, rettelser af fejl og generel vejledning. Oplysningerne anvendes herudover til interne statistiske formål.

Er du kontaktperson ved en af vores leverandører eller samarbejdspartnere, herunder sponsorer, er formålet med behandlingen af dine oplysninger at kunne foretage den administration, der er knyttet til leverancerne og det løbende samarbejde, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.

Er du deltager i et af vores arrangementer eller konkurrencer, eksempelvis et ridestævne, julearrangement, Facebook-konkurrence eller lignende, er formålet med vores behandling af kunne forestå den administration, der er forbundet med afholdelsen af det relevante stævne, arrangement og/eller konkurrence, herunder registrering af deltagere og eventuelt udarbejdelse af turneringsplan og/eller bordplan.

Er du besøgende på vores hjemmeside er formålet med behandlingen at optimere brugeroplevelsen, at føre statistik over aktiviteten på hjemmesiden samt at understøtte vores markedsføring.

Har du givet samtykke til at være modtager af vores nyhedsbrev, er formålet med behandlingen markedsføring af vores produkter og ydelser, invitation til særlige arrangementer, inspiration samt konkretisering af vores tilbud.

2. Kategorier og typer af personoplysninger
Når du handler/samarbejder med os, opretter vi dig i vores system, hvor vi behandler en række personoplysninger:

Om jobansøgere behandler vi følgende personoplysninger:


Om besøgende på vores hjemmeside behandler vi følgende personoplysninger:


Om kunder samt kontaktpersoner hos samarbejdspartnere, herunder sponsorer, og leverandører behandler vi følgende personoplysninger:


Om deltagere i vores stævner, arrangementer og/eller konkurrencer behandler vi følgende personoplysninger


Om modtagere af vores nyhedsbrev behandler vi følgende personoplysninger:


3. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
Retsgrundlaget for at behandle personoplysninger om jobansøgere er, at behandlingen er nødvendig, for at varetage vores legitime interesser, herunder at kunne vurdere ansøgernes egnethed til den pågældende stilling. Der henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Retsgrundlaget for at behandle personoplysninger om kontaktpersoner ved vores nuværende og tidligere kunder, leverandører og samarbejdspartnere er, at behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde kontraktforholdet. Derudover er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesser, herunder dokumentere forhold, der knytter sig til kunde-, leverandør- og samarbejdsforhold. Der henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f. I forhold til behandling af navn i forbindelse med posts af heste, er retsgrundlaget for at behandle personoplysninger vedkommendes samtykke. Samtykket kan trækkes tilbage af vedkommende til enhver tid. Der henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 7.

Retsgrundlaget for at behandle personoplysninger om personer, der er modtagere af vores nyhedsbreve er vedkommendes samtykke. Samtykket kan trækkes tilbage af vedkommende til enhver tid. Der henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 7 samt markedsføringslovens § 10.

Retsgrundlaget for at behandle personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside samt deltagere i arrangementer og konkurrencer er, at behandlingen er nødvendig, for at varetage vores legitime interesser, herunder forbedre brugeroplevelsen for besøgende på vores hjemmeside samt at kunne opsætte arrangementer og konkurrencer. Der henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

4. Modtagere af personoplysninger
Videregivelse eller overladelse af oplysninger om dig vil ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning.

Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:


Vi anvender Mailchimp som databehandler ved udsendelse af vores nyhedsbreve. Mailchimp er beliggende i USA og selskabet er tilsluttet den såkaldte EU-US Privacy Shield ordning, der udgør retsgrundlaget for overførsel af oplysninger til USA. Du kan til enhver tid få oplysning om eller evt. en kopi af, hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til USA.

5. Opbevaringsperiode
Vi opbevarer bogføringsmateriale, herunder fakturaer, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Efter denne periode slettes materialet, medmindre konkrete omstændigheder eller krav i lovgivningen tilsiger, at vi skal opbevare materialet længere.

Vi sletter øvrige personoplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder, samarbejdspartnere og leverandører 5 år efter, at kontraktforholdet er ophørt, medmindre konkrete omstændigheder eller krav i lovgivningen tilsiger, at vi skal opbevare materialet længere.

Hvis du som jobansøger ikke fik job hos os, sletter vi de personoplysninger, som vi har behandlet i forbindelse med din jobansøgning senest 6 måneder efter datoen for ansøgningsfristen.

Vi sletter personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside samt om deltagere i vores stævner, arrangementer og/eller konkurrencer, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for, at vi kan forfølge de formål, som oplysningerne er indhentet til brug for.

Vi sletter personoplysninger om modtagere af vores nyhedsbrev, hvis de trækker deres samtykke tilbage.

E-mails slettes manuelt hvert år i januar. Opbevaring i længere tid kan ganske undtagelsesvist forekomme, hvis det er nødvendigt af hensyn til en konkret tvist.

6. Dine rettigheder
Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig. Du har også ret til at anmode om at få korrigeret de personoplysninger, vi behandler om dig, hvis du mener, at oplysningerne er upræcise eller forkerte. Du har desuden ret til at gøre indsigelse over for vores behandling af personoplysninger, ligesom du har ret til at anmode om at få slettet personoplysninger, som vi behandler om dig. Endelig har du ret til såkaldt dataportabilitet. Du kan læse mere om dine rettigheder i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.